Datenschutzhinweise für Gäste
Letzte Aktualisierung: 3. November 2026 · Version 1.1
Wer wir sind und warum Sie diese Hinweise erhalten
Sie haben eine WhatsApp-Nachricht vom digitalen Assistenten einer Unterkunft erhalten. Diese Hinweise erklären Ihnen verständlich, wie Ihre personenbezogenen Daten während des Aufenthalts verarbeitet werden.
Wer verarbeitet meine Daten?
Der Verantwortliche — also derjenige, der entscheidet, wie und warum Ihre Daten verwendet werden — ist der Host (der Betreiber der Unterkunft, in der Sie übernachten). Sein Name und seine Kontaktdaten werden Ihnen bei der Buchung oder bei der Ankunft mitgeteilt.
Der Auftragsverarbeiter ist DFM Digital Solutions S.r.l.s., das Unternehmen, das die Verto-Plattform im Auftrag des Hosts betreibt:
DFM Digital Solutions S.r.l.s.
Via Nicolò Biondo 256, 41126 Modena (MO), Italien
USt-IdNr. IT04233950361
Datenschutz-E-Mail: privacy@vertoai.it
PEC: dfm.digitalsolutions@pec.it
Bei Fragen zu Ihren Daten können Sie an privacy@vertoai.it schreiben — Sie erhalten innerhalb von 30 Tagen eine Antwort.
Sie sprechen mit einem digitalen Assistenten (KI)
Der Assistent, der auf Ihre WhatsApp-Nachrichten antwortet, ist ein System künstlicher Intelligenz (KI), keine Person. Er wird vom Host über die Verto-Plattform von DFM Digital Solutions S.r.l.s. betrieben.
Wichtig zu wissen:
- Die KI trifft niemals eigenständig verbindliche Entscheidungen. Jeder Kauf erfordert Ihre ausdrückliche Bestätigung, bevor ein Zahlungslink erstellt wird.
- Es gibt keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen auf Ihre Person (Art. 22 DSGVO).
- Der Assistent kann Ihnen Zusatzleistungen vorschlagen (z. B. Late Check-out, Erlebnisse, Produkte). Sie können jederzeit ablehnen oder widersprechen, indem Sie „nein danke“ schreiben oder privacy@vertoai.it kontaktieren.
- Wenn Sie direkt fragen, ob Sie mit einem Bot sprechen, antwortet der Assistent ehrlich.
Welche Daten erheben wir?
| Kategorie | Beispiele | Wann |
|---|---|---|
| Kontaktdaten | WhatsApp-Telefonnummer, Name | Wenn Sie uns schreiben |
| Konversationen und Anhänge | Nachrichten, im Chat gesendete Fotos | Während des Aufenthalts |
| Personendaten für den Check-in | Vorname, Nachname, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Geschlecht | Nur wenn Sie den Check-in über den Assistenten durchführen |
| Ausweisdaten | Dokumenttyp, Nummer, Ausstellungsort und -datum, Ablaufdatum | Nur für den gesetzlich vorgeschriebenen Check-in |
| Daten der Mitreisenden | Dieselben Personen- und Ausweisdaten für jeden Mitreisenden, einschließlich Minderjähriger | Nur aufgrund gesetzlicher Pflicht (siehe unten) |
| Zahlungsdaten | Betrag, Stripe-Transaktionsreferenz | Wenn Sie über den Assistenten Leistungen kaufen |
| Daten zur Kurtaxe | Beträge, Belege, Befreiungsgrund und relevante Nachweise, gegebenenfalls mit Gesundheitsdaten | Wenn die Unterkunft die kommunale Kurtaxe erhebt |
Wir erheben keine Steuernummer und keine vollständige Wohnadresse, es sei denn, der Host verlangt sie ausdrücklich für den Beherbergungsvertrag (in diesem Fall werden Sie gesondert informiert, einschließlich der entsprechenden Speicherdauer).
Fotos Ihres Ausweisdokuments werden zur Datenextraktion verwendet; eine Kopie wird ausschließlich verschlüsselt (AES-256) aufbewahrt und ist nur für die Unterkunft sichtbar, damit diese die Richtigkeit der an die Polizei übermittelten Daten prüfen kann (Art. 109 TULPS). Die Kopie wird automatisch gelöscht: sofort nach der Übermittlung der Meldung an die Questura; erfolgt die Meldung nicht über die Plattform, innerhalb von 3 Tagen nach der Ankunft; in jedem Fall spätestens nach 30 Tagen. Bei Ausübung Ihres Rechts auf Löschung wird sie ebenfalls sofort entfernt. Das Foto erscheint nie im Chat und ist ohne die Verschlüsselungscodes des Systems nicht lesbar.
Warum verarbeiten wir Ihre Daten? (Zwecke und Rechtsgrundlagen)
1. Betreuung während des Aufenthalts
Was wir tun: Ihre Fragen zur Unterkunft beantworten, Serviceanfragen bearbeiten, nützliche Informationen mitteilen.
Rechtsgrundlage: Erfüllung des Beherbergungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und berechtigtes Interesse des Hosts an einem hochwertigen Service (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
2. Check-in und Meldung an die Behörden der öffentlichen Sicherheit
Was wir tun: die Personen- und Ausweisdaten jedes Gastes und Mitreisenden, einschließlich Minderjähriger, erheben und über das System Alloggiati Web des italienischen Innenministeriums an die zuständige Questura (Polizeidirektion) übermitteln.
Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflicht des Hosts gemäß Art. 109 TULPS (italienisches Konsolidierungsgesetz über die öffentliche Sicherheit) und Ministerialdekret vom 7. Januar 2013 (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Daten Minderjähriger werden für Meldepflichten und gegebenenfalls Befreiungen von der Aufenthaltssteuer verwendet, nicht für kommerzielles Profiling.
3. Kauf von Leistungen über den Assistenten
Was wir tun: Zahlungen für Zusatzleistungen (z. B. Late Check-out, Erlebnisse, Produkte) über Stripe abwickeln.
Rechtsgrundlage: Erfüllung des Kaufvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
4. Kurtaxe
Was wir tun: die an die Gemeinde zu entrichtende Kurtaxe im Auftrag des Hosts berechnen und verwalten.
Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflicht des Hosts (Art. 4 des italienischen gesetzesvertretenden Dekrets 23/2011 und geltende Gemeinderegeln; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). DFM stellt nur das technische Werkzeug bereit; die Abführung an die Gemeinde liegt in der ausschließlichen Verantwortung des Hosts.
Befreiungen: Nachweise und Speicherung
Beantragen Sie eine Befreiung, werden der angegebene Grund und gegebenenfalls der nach den Gemeinderegeln erforderliche Nachweis gespeichert. Sie können Gesundheitsinformationen offenlegen. Laden Sie keine unnötigen Befunde, Diagnosen oder klinischen Daten hoch. Ohne die von der Gemeinde verlangten Nachweise kann der Gastgeber die Befreiung möglicherweise nicht anerkennen.
Der Gastgeber ist Verantwortlicher: Er bestimmt die geltenden Steuervorschriften und bei Gesundheitsdaten die für seine Tätigkeit anwendbare Bedingung des Art. 9 DSGVO sowie die erforderlichen Garantien. Fragen Sie ihn nach diesen Grundlagen und seinen besonderen Datenschutzhinweisen. Verto speichert den Nachweis in seinem Auftrag, ohne Echtheit, Unterschrift oder Befreiungsanspruch zu bestätigen.
Der Dienst speichert Nachweise und zugehörige Steuerdaten fünf Jahre ab Aufenthaltsbeginn einschließlich des fünften Jahrestags. Bei Beginn am 15. Mai 2027 endet die Speicherung am 15. Mai 2032 einschließlich, auch bei früherer Einreichung. Dies ist von der Speicherung von Ausweisdokumenten getrennt; ein neuer Upload startet die Frist nicht neu. Die Dienstdauer ersetzt keine weitergehenden Pflichten des Gastgebers.
Das Original ist verschlüsselt und befugten Nutzern des Gastgebers sowie notwendigen technischen Anbietern zugänglich. Es wird weder für KI oder Marketing verwendet noch an Polizei oder ISTAT übermittelt. Der Gastgeber kann es der Gemeinde für einschlägige Kontrollen vorlegen. Für Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung wenden Sie sich an den Gastgeber oder privacy@vertoai.it. Anfragen werden nach geltendem Recht einschließlich rechtmäßiger Löschungsbeschränkungen bearbeitet.
5. Personalisierte Vorschläge (KI)
Was wir tun: Der KI-Assistent kann Ihnen auf Grundlage Ihrer Anfragen und des Kontexts Ihres Aufenthalts Leistungen vorschlagen.
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse des Hosts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können jederzeit widersprechen, indem Sie dem Assistenten schreiben oder sich an privacy@vertoai.it wenden — die Vorschläge werden eingestellt.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Befreiungsnachweise und zugehörige Steuerdaten | 5 Jahre ab Aufenthaltsbeginn einschließlich des fünften Jahrestags |
| WhatsApp-Konversationen und Anhänge (ohne Ausweisfotos) | 12 Monate ab der letzten Nachricht |
| Ausweisfelder (Nummer, Ausstellungsort/-datum, Ablaufdatum) | 30 Tage ab Übermittlung des Meldescheins an die Questura (italienische Polizeidirektion) |
| Basis-Personendaten im Gästeregister (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit) | 5 Jahre ab Check-out |
| Alloggiati-Belege | 5 Jahre |
| Unterzeichnete Beherbergungsverträge | 10 Jahre (Art. 2220 des italienischen Zivilgesetzbuchs) |
| Zahlungsreferenzen und Kaufbelege | 10 Jahre (Art. 2220 des italienischen Zivilgesetzbuchs) |
| Fotos des Ausweisdokuments | Verschlüsselt aufbewahrt, nur für die Unterkunft sichtbar; automatisch gelöscht sofort nach Übermittlung der Meldung an die Questura (innerhalb von 3 Tagen nach Ankunft, wenn die Meldung nicht über die Plattform erfolgt; in jedem Fall spätestens nach 30 Tagen) |
Wer erhält Ihre Daten?
Ihre Daten können folgenden Stellen mitgeteilt oder zugänglich gemacht werden:
- Zuständige Questura/Präfektur — aufgrund gesetzlicher Pflicht (Art. 109 TULPS), über das Portal Alloggiati Web des italienischen Innenministeriums.
- Technische Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter) — Unternehmen, die DFM zur Erbringung des Dienstes einsetzt (z. B. Cloud-Infrastruktur, KI, Messaging, Zahlungen). Die vollständige Liste finden Sie in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.
- Stripe Inc. — für die Zahlungsabwicklung (nur die für die Transaktion erforderlichen Daten).
Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht zu unaufgeforderten Marketingzwecken an Dritte weitergegeben.
Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union
Einige technische Dienstleister (wie Meta, OpenAI, Twilio, Stripe) haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder verarbeiten dort Daten. Diese Übermittlungen erfolgen im Einklang mit der DSGVO auf Grundlage:
- des EU-US Data Privacy Framework (für zertifizierte Anbieter) oder
- der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC).
Meine Rechte
Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:
| Recht | Was Sie tun können |
|---|---|
| Auskunft (Art. 15) | Bestätigung verlangen, ob wir Ihre Daten verarbeiten, und eine Kopie erhalten |
| Berichtigung (Art. 16) | Korrektur unrichtiger Daten verlangen |
| Löschung (Art. 17) | Löschung der Daten verlangen (im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten) |
| Einschränkung (Art. 18) | In bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen |
| Datenübertragbarkeit (Art. 20) | Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten |
| Widerspruch (Art. 21) | Der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen |
| Widerruf der Einwilligung | Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen |
So üben Sie Ihre Rechte aus: Schreiben Sie an privacy@vertoai.it. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen nach Eingang. Die Antwort ist kostenlos.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde beim Garante per la protezione dei dati personali (italienische Datenschutzaufsichtsbehörde) einzulegen:
Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia 11, 00187 Rom, Italien
www.garanteprivacy.it
urp@gpdp.it
Aktualisierungen dieser Hinweise
Diese Hinweise können aktualisiert werden. Die jeweils geltende Fassung ist stets unter www.vertoai.de/datenschutz-gaeste verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie über den WhatsApp-Assistenten.
Hinweise erstellt gemäß Art. 13-14 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und Art. 50 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689).