Datenschutzhinweise für Gäste

Wer wir sind und warum Sie diese Hinweise erhalten

Sie haben eine WhatsApp-Nachricht vom digitalen Assistenten einer Unterkunft erhalten. Diese Hinweise erklären Ihnen verständlich, wie Ihre personenbezogenen Daten während des Aufenthalts verarbeitet werden.

Wer verarbeitet meine Daten?

Der Verantwortliche — also derjenige, der entscheidet, wie und warum Ihre Daten verwendet werden — ist der Host (der Betreiber der Unterkunft, in der Sie übernachten). Sein Name und seine Kontaktdaten werden Ihnen bei der Buchung oder bei der Ankunft mitgeteilt.

Der Auftragsverarbeiter ist DFM Digital Solutions S.r.l.s., das Unternehmen, das die Verto-Plattform im Auftrag des Hosts betreibt:

DFM Digital Solutions S.r.l.s.
Via Nicolò Biondo 256, 41126 Modena (MO), Italien
USt-IdNr. IT04233950361
Datenschutz-E-Mail: privacy@vertoai.it
PEC: dfm.digitalsolutions@pec.it

Bei Fragen zu Ihren Daten können Sie an privacy@vertoai.it schreiben — Sie erhalten innerhalb von 30 Tagen eine Antwort.

Sie sprechen mit einem digitalen Assistenten (KI)

Der Assistent, der auf Ihre WhatsApp-Nachrichten antwortet, ist ein System künstlicher Intelligenz (KI), keine Person. Er wird vom Host über die Verto-Plattform von DFM Digital Solutions S.r.l.s. betrieben.

Wichtig zu wissen:

• Die KI trifft niemals eigenständig verbindliche Entscheidungen. Jeder Kauf erfordert Ihre ausdrückliche Bestätigung, bevor ein Zahlungslink erstellt wird.
• Es gibt keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen auf Ihre Person (Art. 22 DSGVO).
• Der Assistent kann Ihnen Zusatzleistungen vorschlagen (z. B. Late Check-out, Erlebnisse, Produkte). Sie können jederzeit ablehnen oder widersprechen, indem Sie „nein danke“ schreiben oder privacy@vertoai.it kontaktieren.
• Wenn Sie direkt fragen, ob Sie mit einem Bot sprechen, antwortet der Assistent ehrlich.

Welche Daten erheben wir?

Wir erheben keine Steuernummer und keine vollständige Wohnadresse, es sei denn, der Host verlangt sie ausdrücklich für den Beherbergungsvertrag (in diesem Fall werden Sie gesondert informiert, einschließlich der entsprechenden Speicherdauer).

Fotos Ihres Ausweisdokuments werden zur Datenextraktion verwendet; eine Kopie wird ausschließlich verschlüsselt (AES-256) aufbewahrt und ist nur für die Unterkunft sichtbar, damit diese die Richtigkeit der an die Polizei übermittelten Daten prüfen kann (Art. 109 TULPS). Die Kopie wird automatisch gelöscht: sofort nach der Übermittlung der Meldung an die Questura; erfolgt die Meldung nicht über die Plattform, innerhalb von 3 Tagen nach der Ankunft; in jedem Fall spätestens nach 30 Tagen. Bei Ausübung Ihres Rechts auf Löschung wird sie ebenfalls sofort entfernt. Das Foto erscheint nie im Chat und ist ohne die Verschlüsselungscodes des Systems nicht lesbar.

Warum verarbeiten wir Ihre Daten? (Zwecke und Rechtsgrundlagen)

1. Betreuung während des Aufenthalts

Was wir tun: Ihre Fragen zur Unterkunft beantworten, Serviceanfragen bearbeiten, nützliche Informationen mitteilen.

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Beherbergungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und berechtigtes Interesse des Hosts an einem hochwertigen Service (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

2. Check-in und Meldung an die Behörden der öffentlichen Sicherheit

Was wir tun: die Personen- und Ausweisdaten jedes Gastes und Mitreisenden, einschließlich Minderjähriger, erheben und über das System Alloggiati Web des italienischen Innenministeriums an die zuständige Questura (Polizeidirektion) übermitteln.

Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflicht des Hosts gemäß Art. 109 TULPS (italienisches Konsolidierungsgesetz über die öffentliche Sicherheit) und Ministerialdekret vom 7. Januar 2013 (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Daten Minderjähriger werden ausschließlich für diese gesetzliche Pflicht verarbeitet und für keinen anderen Zweck verwendet.

3. Kauf von Leistungen über den Assistenten

Was wir tun: Zahlungen für Zusatzleistungen (z. B. Late Check-out, Erlebnisse, Produkte) über Stripe abwickeln.

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Kaufvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Kurtaxe

Was wir tun: die an die Gemeinde zu entrichtende Kurtaxe im Auftrag des Hosts berechnen und verwalten.

Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflicht des Hosts (Art. 4 des italienischen Gesetzesdekrets 50/2017; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). DFM stellt nur das technische Werkzeug bereit; die Abführung an die Gemeinde liegt in der ausschließlichen Verantwortung des Hosts.

5. Personalisierte Vorschläge (KI)

Was wir tun: Der KI-Assistent kann Ihnen auf Grundlage Ihrer Anfragen und des Kontexts Ihres Aufenthalts Leistungen vorschlagen.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse des Hosts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können jederzeit widersprechen, indem Sie dem Assistenten schreiben oder sich an privacy@vertoai.it wenden — die Vorschläge werden eingestellt.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wer erhält Ihre Daten?

Ihre Daten können folgenden Stellen mitgeteilt oder zugänglich gemacht werden:

1. Zuständige Questura/Präfektur — aufgrund gesetzlicher Pflicht (Art. 109 TULPS), über das Portal Alloggiati Web des italienischen Innenministeriums.
2. Technische Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter) — Unternehmen, die DFM zur Erbringung des Dienstes einsetzt (z. B. Cloud-Infrastruktur, KI, Messaging, Zahlungen). Die vollständige Liste finden Sie in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.
3. Stripe Inc. — für die Zahlungsabwicklung (nur die für die Transaktion erforderlichen Daten).

Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht zu unaufgeforderten Marketingzwecken an Dritte weitergegeben.

Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union

Einige technische Dienstleister (wie Meta, OpenAI, Twilio, Stripe) haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder verarbeiten dort Daten. Diese Übermittlungen erfolgen im Einklang mit der DSGVO auf Grundlage:

• des EU-US Data Privacy Framework (für zertifizierte Anbieter) oder
• der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC).

Meine Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

So üben Sie Ihre Rechte aus: Schreiben Sie an privacy@vertoai.it. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen nach Eingang. Die Antwort ist kostenlos.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde beim Garante per la protezione dei dati personali (italienische Datenschutzaufsichtsbehörde) einzulegen:

Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia 11, 00187 Rom, Italien
www.garanteprivacy.it
urp@gpdp.it

Aktualisierungen dieser Hinweise

Diese Hinweise können aktualisiert werden. Die jeweils geltende Fassung ist stets unter www.vertoai.de/datenschutz-gaeste verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie über den WhatsApp-Assistenten.

Hinweise erstellt gemäß Art. 13-14 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und Art. 50 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689).